Cambiar el software de una asesoría asusta porque el coste de equivocarte es enorme: presentaciones perdidas, datos corruptos, equipo desmotivado. Esta guía es el protocolo que recomendamos.
Cuándo cambiar (y cuándo no)
Cambia si:
- El software actual no se actualiza al ritmo normativo.
- Faltan modelos o integraciones críticas.
- El soporte responde en días.
- El coste por usuario es desproporcionado.
No cambies si:
- Acabas de pasar el cierre y vas a iniciar campaña.
- Tu equipo no ha sido formado.
- No hay tiempo para piloto.
Calendario ideal
El 1 de enero es la ventana natural. Próximas mejores fechas: tras presentación del modelo 200 y tras la campaña de renta.
Checklist de migración
Fase 1: selección (4-6 semanas)
- Lista corta de 2-3 proveedores.
- Demo con datos reales anonimizados.
- Referencias de otros despachos del mismo tamaño.
- Coste total: licencias + formación + migración + soporte primer año.
Fase 2: preparación (4 semanas)
- Inventario de datos: clientes, plan contable, listados maestros, históricos.
- Mapeo de campos entre origen y destino.
- Lista de integraciones activas (bancos, AEAT, RED).
- Comunicación al equipo y plan de formación.
Fase 3: migración (1-2 semanas)
- Migración por tandas (10-20 clientes por lote).
- Verificación cruzada: saldos, presentaciones, nóminas.
- Cierre del software antiguo solo cuando hay validación.
Fase 4: estabilización (4 semanas)
- Doble entrada las primeras 2 semanas.
- Soporte diario del proveedor nuevo.
- Reunión semanal de incidencias.
Datos críticos a migrar
- Plan contable y maestros (clientes, proveedores).
- Saldos iniciales del ejercicio.
- Histórico de declaraciones (mínimo 4 años).
- Datos laborales (contratos, antigüedades, IT).
- Domiciliaciones SEPA.
¿Tu caso es distinto? Pregúntalo en GestorIA y recibe la respuesta con la normativa aplicable citada.
Riesgos a controlar
- Pérdida de apoderamientos AEAT si no se renuevan en el nuevo software.
- Romper conciliación bancaria por cambio de identificador.
- Confusión del equipo los primeros 30 días → atender a errores en presentaciones.
- Coste oculto de formación.
Comunicación al cliente
El cliente no debería notar el cambio. Si es necesario comunicarlo:
- Email corto explicando mejora del servicio.
- Cambios en portal del cliente (si los hay).
- Persona de contacto sin cambios.
Aprovecha el cambio para introducir IA
La migración es el mejor momento para incorporar:
- IA para consulta interna del equipo.
- Borradores de email y escritos.
- Resumen automático de requerimientos.
Si tu nuevo ERP es A3 o Innuva, GestorIA puede integrarse como capa de IA sin tocar el núcleo contable.
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