Muchos despachos miden facturación y caja, pero no saben cuál de sus clientes les hace ganar dinero. Estos son los 10 KPIs que distinguen una asesoría rentable de una que sobrevive.
1. Ingreso medio por cliente (ARPC)
Facturación anual / nº clientes activos.
Referencia: > 1.500€ en asesorías generalistas; > 3.000€ en despachos especializados.
2. Coste por hora interna real
(Salarios + SS + estructura + amortizaciones) / horas productivas.
Referencia: 25-45€/h en plantilla con titular incluido.
3. Margen neto por cliente
(Ingreso anual cliente − coste horas dedicadas) / ingreso anual cliente.
Referencia: > 35% es saludable; < 20% obliga a renegociar o terminar.
4. Horas no facturables / horas totales
Referencia: < 30%. Por encima indica scope creep o procesos manuales.
5. Tasa de retención anual
Clientes a 31/12 que estaban a 1/1 / total a 1/1.
Referencia: > 90% en despacho sano.
6. NPS (Net Promoter Score)
Encuesta anual de 1 pregunta. Referencia: > 40.
7. Tiempo medio de respuesta
Desde correo del cliente hasta primera respuesta humana.
Referencia: < 4 horas en horario laboral. Una IA que responda preguntas básicas puede bajar este número a minutos.
8. Coste de adquisición (CAC)
Inversión marketing / clientes nuevos.
Referencia: < 30% del LTV (valor de vida del cliente).
9. Incidencias por cliente y año
Recálculos, presentaciones fuera de plazo, quejas.
Referencia: < 2 anuales.
10. Ratio empleados / clientes
Clientes / empleados productivos.
Referencia: 40-70 clientes por persona en despacho generalista bien automatizado.
Cuadro de mando mensual
Mínimo a revisar el día 5 de cada mes:
| KPI | Mes | Acumulado | Objetivo |
|---|---|---|---|
| Facturación | |||
| Cobros | |||
| Horas facturables | |||
| Clientes nuevos | |||
| Clientes perdidos | |||
| Tiempo medio respuesta |
¿Tu caso es distinto? Pregúntalo en GestorIA y recibe la respuesta con la normativa aplicable citada.
Cómo subir cada KPI
- ARPC: subida anual y servicios premium.
- Margen por cliente: automatización y renegociación.
- Tiempo de respuesta: IA + protocolo de urgencias.
- Retención: portal del cliente y comunicación proactiva.
La diferencia entre una asesoría que crece y otra que aguanta suele estar en 2-3 KPIs y en eliminar las 10 tareas más repetitivas del equipo. Ahí entra una IA fiscal-laboral como GestorIA o, si vienes de otro asistente, mira esta comparativa.
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